Jak tworzyć listy zadań z użyciem metody Alpen?

Jak tworzyć listy zadań z użyciem metody Alpen?

W większości przekazów na temat poprawy produktywności osobistej możemy przeczytać o potrzebie działania według list zadań. Nie wystarczy jednak mieć jakąkolwiek listę zadań bo równie ważne jest by listy tworzyć w sposób poprawny. Metoda Alpen używana jest do tworzenia dziennych list zadań a tym samym do poprawy produktywności. Jej siła tkwi w prostocie. Bardzo pomaga w zarządzaniu czasem dlatego warto ją przetestować. Nazwą tej metody jest akronimem od słów pochodzących z języka niemieckiego. Praca z tą metodą składa się z pięciu kroków:

A (Aufgaben) lista zadań

Zaczynamy od stworzenia listy zadań na dany dzień. Najlepiej robić to wieczorem, dnia poprzedniego. Wpisujemy więc wszystko co mamy do wykonania, w tym również zadania, których nie udało nam się wykonać w dniach poprzednich. Należy pamiętać o wszystkim, w tym o spotkaniach, pracy przy komputerze, wizytach u lekarza czy sprawach do załatwienia na mieście.

L (Lange schatzen) określanie czasu na poszczególne zadania

Obok każdego zadania powinniśmy wpisać szacowany czas jaki ono pochłonie. Jest to bardzo ważne, bo często wydaje nam się, że coś zajmie około kwadransa a w praktyce zawsze trwa dłużej a my dziwimy się gdzie podział się nasz czas. W miarę korzystania z tej metody będzie nam dużo łatwiej szacować czas potrzebny na konkretne czynności.

P (Pufferzeiten einplanen) zaplanowanie dnia według zasady 60%

W zasadzie 60% chodzi o to, żeby zaplanować pewien bufor czasowy i pamiętać o przerwach. Jeśli planujemy pracować przez 8 godzin to nasze zadania powinny zająć około 60% tego czasu a pozostałe 40% pozostawiamy wolne. Chodzi o to, by zabezpieczyć czas na nieprzewidziane okoliczności i utrudnienia, które zwykle występują. Wypełnianie listy zadań po brzegi prawie zawsze kończy się frustracją, bo na koniec dnia okazuje się, że znowu wielu pozycji nie udało się zrealizować. Warto więc planować tylko 60% czasu bo wtedy znacząco minimalizujemy poziom stresu. Gdy okaże się, że rezerwa czasu była za duża, zależnie od samopoczucia można dodatkowo zrobić zadanie z kolejnego dnia albo zdecydować się na odpoczynek czy poświęcić dodatkowy wolny czas na rozwój osobisty.

E (Entscheidungen treffen) priorytety

Krok w którym określamy priorytety jest najważniejszy ze wszystkich. Jednocześnie jest on dosyć trudny. Przeglądając całą listę na dany dzień przy każdym zadaniu określamy stopień ważności i pilności. Cała trudność polega na tym, by trafnie określić które zadanie jest najważniejsze w danym dniu i wykonać je jako pierwsze. Zwykle jest to takie zadanie, które popycha nas do przodu w realizacji naszych celów. Trzeba więc dobrze zastanowić się od czego zależy sukces danego przedsięwzięcia. Ustalanie priorytetów sprawia, że skupiamy się na tym co najważniejsze. Jeśli czujemy, że naszych zadań jest za dużo możemy też zastanowić się z czego warto w ogóle zrezygnować. Jest to też dobry czas na to, by określić, które zadania można delegować. Podczas ustalania kolejności wykonania zadań warto pamiętać o ich grupowaniu czyli wykonywaniu podobnych zadań w blokach czasowych.

N (Nachkontrolle) kontrola postępów

Kontrolę postępów najlepiej wykonywać na koniec dnia. Można to połączyć z tworzeniem listy na kolejny dzień. Chodzi o to, by odhaczać wykonane zadania oraz zdecydować co z tymi, których nie udało się zrealizować. Zwykle przesuwa się je na kolejny dzień. Nasze listy aktualizujemy także o nowe zadania, które się pojawiają.

Metoda Alpen bardzo ułatwia organizację czasu osobistego i poprawia efektywność. Sama metoda jest prosta i nie zajmuje wiele czasu. Ważne jest natomiast to, aby wdrożyć dobre nawyki z nią związane.